Bastiano: een eigen orderrapportering-tool, zelf gehost en herbouwd

Bastiano had een handige orderrapportering-tool, maar hem draaien en uitbreiden hing volledig af van de externe maker. De vraag: hoe maken we die tool volledig van Bastiano, en meteen ook beter?

Van externe afhankelijkheid naar eigen infrastructuur

De tool draait nu volledig op onze eigen Cloudflare-infrastructuur: een Worker voor de logica, Pages voor de app en eigen OAuth voor de koppeling met Shopify. Geen vendor-lock-in meer, geen afwachten tot iemand anders tijd heeft. Bastiano is eigenaar van de volledige keten, en de orderdata blijft veilig achter Shopify-authenticatie.

Een dagoverzicht dat de keuken en de chauffeur meteen begrijpen

Het hoofdscherm toont in één oogopslag wat er die dag klaar moet, met snelknoppen voor vandaag, morgen, overmorgen en gisteren. De klaarmaaklijst bundelt alle producten met de juiste aantallen. De leveringskaarten tonen klantnaam, adres, telefoon en het leveruur, gesorteerd op tijd en klaar voor de rit. De hele app staat in de huisstijl van Bastiano, en een ingebouwde handleiding maakt het team zelfredzaam.

Fouten eruit, snelheid erin

Order-notities zoals "geen ui" of een allergie komen prominent bij de juiste bestelling te staan, zodat de keuken niets mist. Een waarschuwing springt op zodra een order geen leverdatum of type heeft, zodat geen enkele bestelling ongemerkt wegvalt. Verder een sectie-navigatie om per onderdeel te focussen (alles, klaarmaken, leveringen of ophalingen), leveringen die je sorteert op leveruur of op postcode voor de rit, het telefoonnummer ook bij de ophalingen zodat je een klant die niet komt opdagen meteen kunt bellen, sorteerbare kolommen, een echte Excel-export met meerdere werkbladen en een keukenvriendelijke printlayout waarbij je zelf kiest welke lijsten op papier komen, elk op een eigen pagina.

Van orderlijst naar ritplanning per chauffeur

Bastiano levert met meerdere chauffeurs. Iedereen dezelfde lijst met alle leveringen geven zorgde voor fouten, en de kilometervergoeding was elke maand handwerk: afstanden opzoeken, ritten natellen en per chauffeur uitrekenen wat er betaald moest worden. Daarom bouwde ClickForest voor traiteur Bastiano in Bonheiden een chauffeursmodule bovenop de orderrapportering, met twee nieuwe tabbladen in de app: Chauffeurs en Rapportage.

In het tabblad Chauffeurs beheert Bastiano zelf de ploeg. Het thuisadres van elke chauffeur kies je uit een lijst die verschijnt terwijl je typt, zodat de locatie tot op het huisnummer vastligt. Dat is nodig, want elke rit eindigt bij de chauffeur thuis. Elke dag duid je aan wie er rijdt, meestal twee tot vier mensen, of je neemt de ploeg van een vorige dag over.

Eén klik verdeelt dan de leveringen. De app deelt ze op in aaneengesloten gebieden rond de zaak, houdt rekening met waar elke chauffeur woont en zoekt daarna de verdeling met de minste kilometers in totaal, met hoogstens één levering verschil tussen de chauffeurs. Bijsturen kan altijd.

Per chauffeur verschijnt de volledige rit, van de zaak langs de toegewezen leveringen tot aan het thuisadres, in de volgorde met de minste kilometers. Je ziet de afstand, de vergoeding en hoe lang de rit ongeveer duurt, en elk stuk van de rit staat er apart onder, zodat je kan nakijken waar de kilometers vandaan komen. Verplaats je een levering, dan worden de betrokken ritten vanzelf herrekend. Elke chauffeur krijgt een eigen ritblad met naam, datum en de adressen in de volgorde waarin er gereden wordt.

Achter het verdelen en de ritten zit meer rekenwerk dan je zou denken. De app zoekt de leveradressen op in het Vlaamse adressenregister, dat elk huisnummer in Vlaanderen kent, en kuist rommelige invoer zoals een dubbel huisnummer of een busnummer eerst op. Vindt de app een huisnummer toch niet, dan staat er "adres bij benadering" op de kaart. Over 60 gesimuleerde dagen vond de verdeling in 50 gevallen exact de kortste oplossing, en gemiddeld zat ze 0,36% boven dat optimum. Een eenvoudige verdeling in taartpunten rond de zaak zat er bijna 17% boven. Een echte leverdag met vijf leveringen rekenden we ook na met een tweede, onafhankelijke routeplanner: de gekozen volgorde bleek de kortste van de 120 mogelijke.

Een kilometervergoeding die zichzelf uitrekent

Het tabblad Rapportage telt alles op over een periode naar keuze, van één week tot een volledig jaar. Per chauffeur zie je de dagen, het aantal leveringen, de kilometers, de tijd en de vergoeding, met het detail per dag en een subtotaal per maand. Het kilometertarief en de tijd per levering stelt Bastiano zelf in. Bij een aanpassing wordt alles herrekend, ook de voorbije weken.

• Weekmail: een extra wens van de zaakvoerster zelf. Elke maandagochtend om 6 uur staat het rapport van de voorbije week in de mailbox, met een Excel-bestand in bijlage.
• Excel op elk moment: werkbladen per chauffeur, per maand en per dag. Wie het rapport tussendoor nodig heeft, stuurt het vanuit de app naar een adres naar keuze.
• Geen dag die stil wegvalt: heeft een dag leveringen maar geen verdeling, dan staat die dag als gele waarschuwing bovenaan het rapport.
• Late wijzigingen tellen mee: gaat een levering alsnog naar ophaling of wordt ze geannuleerd, dan rekent het rapport die dag opnieuw.

De kilometers zijn een berekening van de kortste route met de auto over de echte wegen, voor elke chauffeur op precies dezelfde manier. Zo is de vergoeding objectief en voor iedereen na te rekenen.

Eén tool voor twee winkels

Bastiano heeft twee Shopify-winkels: een B2B-winkel en de drukke B2C-winkel. Eén gedeelde codebase bedient ze allebei. De verschillen tussen de winkels zitten in de data, niet in de code, dus een verbetering geldt meteen voor beide.

Onder de motorkap

We ruilden de verouderde basis in voor een moderne stack met Vite en React 18: merkbaar lichter, sneller en veel makkelijker uit te breiden. De data komt via de moderne GraphQL Admin API van Shopify met een filter op serverniveau, klaar voor hoog volume. En de app is beveiligd met Shopify session tokens: enkel een echt, vers verzoek vanuit de winkel zelf raakt bij de orderdata.

De chauffeursmodule bewaart de ploeg en de dagtotalen in Cloudflare D1, en elke nacht gaat er een backup van alle chauffeursgegevens naar R2. De weekmail draait als geplande taak op de Worker, die het Excel-bestand zelf aanmaakt en via Resend verstuurt.

Gebruikte tools